Az integrált ügyviteli rendszerek előnye, hogy közös adatbázisokat használva, egyszeri adatbevitelt követően képesek nyomon követni és adminisztrálni a vállalati folyamatokat, az anyagok, termelőeszközök és pénzeszközök alakulását, és mindezekről igény szerint jelentéseket, kimutatásokat tudnak készíteni. Ezzel megkönynyítik a vállalat működésének áttekintését és ellenőrzését, lehetőséget biztosítanak a vezetők számára, hogy döntéseiket tényekre és trendekre alapozva időben hozhassák meg.
Egy jó ügyviteli rendszer versenyelőnyt jelent a vállalatnak. Pontos adatokat nyújt időben, ezáltal gyorsítja és javítja a döntéshozatalt. Egyszerűsíti az adminisztrációt, ezzel munkaerőt spórol a vállalat. Csökkenti a hibázás lehetőségét (pl. nincs többszörös adatbevitel), ezáltal megelőzheti a hibás üzleti döntéseket.
Kiváltja a papír alapú nyilvántartásokat és a táblázatkezelőket egyaránt.
Az integrált ügyviteli rendszer több vállalati folyamatot is kezel (pl. raktár, értékesítés, számlázás, könyvelési feladás stb.), és adatokat képes szolgáltatni más rendszerek számára (pl. bérszámfejtés, könyvelés).
Amíg a nagyvállalatok számára az ERP rendszerek jelentik a jó megoldást, a kis- és középvállalkozások számára az egyszerűbb és olcsóbb ügyviteli rendszerek alkalmazása a célszerűbb.
A legtöbb ilyen vállalkozás a könyvelést és a bérszámfejtést külső partnerrel (általában könyvelőirodával) végezteti, a kis létszám miatt HR menedzsmentet kiszolgáló rendszerre sincs szüksége. Nincs elég idejük, sem elég emberük a bonyolult rendszerek kezelésének elsajátítására.
Fő versenyelőnyeiket, a rugalmasságot, gyorsaságot és alkalmazkodóképességet veszíthetik el, ha rendszerük merev, bonyolult (jellemzően ilyenek az ERP rendszerek). Számukra fontos, hogy az ügyviteli szoftver alkalmazkodjon folyamataikhoz és rugalmasan kövesse azok változásait. Erre a modulszerűen kialakított, merev struktúrájú rendszerek nem, vagy alig képesek.
Végül, de nem utolsósorban, nincs elég pénzük egy összetett rendszer beszerzésére és különösen annak supportjára (új igényekhez igazítás, továbbfejlesztés). A nagy ERP rendszerek beszerzési ára - köszönhetően a piaci versenynek - mára sokat csökkent, ugyanakkor (és éppen emiatt) a testre szabás és a későbbi módosítások költsége igen magas.
A kis- és középvállalkozások számára ideális ügyviteli rendszer tehát egyszerű, könnyen kezelhető, csak a szükséges folyamatokat kezeli és nem többet, költséghatékony, rugalmas. A rendszer alkalmazkodik a vállalkozás folyamataihoz és nem fordítva.